Etkinlik türünü seçmekten programı hazırlamaya, konuşmacılardan saha koordinasyonuna kadar pratik bir rehber.
COP31 kapsamında düzenlenecek bir etkinlik, konferansın resmî yan etkinliklerinden biri, bir pavilyon programı veya Antalya’da bağımsız bir buluşma olabilir. Önce hangisini yapmak istediğinizi netleştirin. Başvuru kuralları, mekâna erişim, maliyet ve ulaşabileceğiniz katılımcılar buna göre değişir.
1. Etkinlik türünü netleştirin
| Etkinlik türü | Önce neye bakmalı? | Ne anlama geliyor? |
|---|---|---|
| UNFCCC tarafından yönetilen resmî yan etkinlik | Başvuru uygunluğu, SEORS, tahsis edilmiş oturum ve Mavi Bölge (Blue Zone) erişimi | UNFCCC organizatör rehberine ve kesinleşmiş tahsise göre plan yapın |
| Pavilyonda düzenlenen oturum | Ev sahibi kuruluş, takvim, erişim ve teknik imkânlar | Pavilyon yönetimiyle koordine edin; her pavilyon etkinliği resmî UNFCCC yan etkinliği değildir |
| Antalya’da bağımsız etkinlik | Mekân, davetliler, tedarikçiler ve ulaşım | Programı daha serbest kurabilirsiniz; katılımcı ve operasyon planı size aittir |
COP31 için UNFCCC’nin resmî yan etkinlik başvuruları 20 Temmuz 2026’da kapandı. SEORS üzerinden bekleme listesine başvuru yapılabiliyor; yer tahsisi garanti değil. Pavilyon programları ve konferans dışındaki etkinlikler için ayrı süreçler geçerli olabilir. Güncel durum için SEORS sayfasını kontrol edin.
2. Etkinliğin sonunda ne olmasını istediğinizi belirleyin
Önce şu cümleyi tamamlayın: “Katılımcılar bu etkinlikten sonra … yapabilecek.” Belirli bir politika tartışmasını anlamak, uygulama deneyimlerini karşılaştırmak, olası ortaklarla tanışmak veya takip adımlarında anlaşmak gibi somut bir sonuç seçin.
Kimin neden katılacağını da düşünün. COP31’de aynı saatlerde çok sayıda toplantı olabilir. Güçlü bir başlık, konuya gerçekten ihtiyaç duyan kişiye ne öğreneceğini söylemeli.
3. Programı amaca göre kurun
Bir saatlik tartışma için örnek akış:
- 5 dakika: moderatör soruyu ortaya koyar.
- 10 dakika: araştırma, veri veya vaka sunumu.
- 25 dakika: iki ya da üç konuşmacı farklı boyutları ele alır.
- 15 dakika: katılımcı soruları ve tartışma.
- 5 dakika: sonuç, iletişim ve sonraki adımlar.
Bu yalnızca bir program örneği; resmî oturum kuralı değil. Çalıştay, lansman veya kapalı yuvarlak masa için farklı akışlar gerekebilir. Konuşmacılarla süreyi ve beklenen katkıyı önceden paylaşın.
4. Daveti göndermeden önce erişimi doğrulayın
Resmî UNFCCC yan etkinlikleri Mavi Bölge’deki A Alanı’nda düzenleniyor. Bu alana giriş için konferans kaydı ve uygun yaka kartı gerekiyor. Antalya’daki bağımsız bir mekânın koşulları farklı olabilir.
Etkinliği herkesin katılımına açık duyurmadan önce erişim koşullarını teyit edin. Davette bina, giriş, salon, geliş saati ve sorun halinde aranacak kişi açık olmalı.
5. Tek sayfalık operasyon planı oluşturun
Şu bilgileri bir arada tutun:
- Etkinliğin amacı, hedef kitlesi ve düzenleyicisi
- Tarih, saat, mekân ve gerçekçi kapasite
- Konuşmacılar, moderatör ve tercüme gereksinimleri
- Ses, ekran, internet, erişilebilirlik ve kayıt izinleri
- Katılımcı kaydı, karşılama ve kişisel verilerin işlenmesi
- Sahadaki sorumlu kişi, tedarikçi iletişimleri ve yedek plan
Mekânın hangi ekipmanı sağladığını ayrıca sorun. Salon rezervasyonu, teknik operatör veya kayıt hizmetinin de dahil olduğu anlamına gelmeyebilir.
COP31'e özgü karar: Mavi Bölge mi, konferans dışı mekân mı?
Mavi Bölge'deki bir etkinlik konferans delegelerine ulaşmayı kolaylaştırabilir; ancak ilgili yaka kartı olmayan kişiler katılamaz. Antalya'daki bağımsız bir mekân ise yerel örgütler, araştırmacılar veya konferans alanına erişimi olmayan katılımcılar için daha uygun olabilir. Mekân seçmeden önce kimlerin odada bulunması gerektiğini yazın. Bu bir planlama karşılaştırmasıdır; belirli bir mekânın müsait olduğunu göstermez.
6. Davetlilere neden orada olmaları gerektiğini söyleyin
Kısa bir davet metni hazırlayın: hangi soru tartışılacak, kişi neden davet edildi, ne zaman gelmeli, sonrasında ne olacak? Konferans dışındaki bir mekân için ulaşım bilgisini ekleyin; doğrulanmamış süre ve servis vaatlerinden kaçının.
7. Takibi etkinlikten önce planlayın
Notları kim alacak, katılımcılarla kim iletişime geçecek, hangi materyaller paylaşılacak? Bunları önceden kararlaştırın. Sonuç olarak bir özet, takip toplantısı veya iş birliği adımı ortaya çıkabilir.
Son kontrol
- Etkinlik türü ve erişim koşulları net
- Mekân, saat ve sorumlular belli
- Programın amacı ve akışı açık
- Konuşmacılar bilgilendirildi
- Tercüme, teknik ihtiyaçlar ve erişilebilirlik kontrol edildi
- Davet ve kayıt süreçleri hazır
- Saha koordinasyonu ve alternatif plan var
- Etkinlik sonrası takip sorumlusu belirli
İlgili hizmet — SICI: Program, konuşmacı, katılımcı deneyimi veya Antalya’daki organizasyon ihtiyaçları için Social Institute of Change and Impact (SICI) ile COP31Radar üzerinden görüşebilirsiniz. Planlanan bağlantı: /tr/hizmetler/etkinlik-stand-deneyimi/.
Kaynaklar: UNFCCC yan etkinlikler ve sergiler · COP31 SEORS · COP31 katılımcı bilgileri. Kontrol: 9 Ekim 2026.